1. Cel, Zakres Działalności oraz Opis Działalności
Nasza Spółka prowadzi działalność gospodarczą w zakresie handlu hurtowego oraz sprzedaży internetowej.
Główne obszary działalności obejmują:
- hurtowy handel produktami biomasy, w szczególności pelletem z łuski słonecznika oraz innymi stałymi biopaliwami,
- hurtowy handel materiałami paszowymi oraz produktami rolnymi,
- hurtowy handel nawozami oraz powiązanymi produktami rolniczymi,
- sprzedaż różnego rodzaju towarów konsumpcyjnych i handlowych za pośrednictwem sklepu internetowego,
- współpracę z krajowymi i zagranicznymi dostawcami, dystrybutorami oraz partnerami logistycznymi.
Nasza Spółka działa zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa krajowego i międzynarodowego regulującymi handel, transport, ochronę środowiska, bezpieczeństwo żywności i pasz oraz zgodność produktów z wymaganiami regulacyjnymi.
Ze względu na charakter naszej działalności dostrzegamy znaczenie odpowiedzialnego pozyskiwania surowców, jakości produktów oraz integralności łańcucha dostaw. Zobowiązujemy się zapewnić, że wszystkie produkty będące przedmiotem obrotu przez naszą Spółkę:
- pochodzą z legalnych źródeł i są zgodne z obowiązującymi przepisami,
- spełniają wymagania bezpieczeństwa i jakości,
- są właściwie udokumentowane i identyfikowalne (traceability),
- spełniają wymagania środowiskowe i zrównoważonego rozwoju, jeżeli mają zastosowanie.
Prowadzimy działalność z silnym zaangażowaniem w etyczne postępowanie, przejrzystość oraz zgodność z międzynarodowymi standardami, w szczególności w zakresie:
- kontroli handlu i eksportu,
- sankcji międzynarodowych,
- przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu,
- bezpieczeństwa produktów i zgodności regulacyjnej,
- odpowiedzialności środowiskowej,
- uczciwych praktyk biznesowych.
Niniejszy Kodeks ma zastosowanie do:
- pracowników,
- kadry zarządzającej,
- wykonawców,
- podwykonawców,
- partnerów biznesowych.
2. Zgodność z Przepisami Prawa
Przestrzegamy wszystkich obowiązujących przepisów prawa i regulacji w krajach, w których prowadzimy działalność, w szczególności:
- przepisów dotyczących handlu i ceł,
- przepisów dotyczących transportu i logistyki,
- przepisów ochrony środowiska,
- przepisów prawa pracy i zatrudnienia,
- przepisów dotyczących ochrony danych osobowych,
- przepisów dotyczących sankcji międzynarodowych i kontroli eksportu.
Współpracujemy z właściwymi organami regulacyjnymi oraz prowadzimy rzetelną dokumentację działalności gospodarczej.
3. Przeciwdziałanie Korupcji i Łapownictwu
Stosujemy zasadę zerowej tolerancji wobec korupcji i łapownictwa.
Bezwzględnie zabrania się:
- oferowania lub przyjmowania łapówek,
- tzw. płatności ułatwiających,
- prowizji korupcyjnych,
- niewłaściwych prezentów lub korzyści,
- wszelkich form korupcji.
Wszyscy pracownicy i partnerzy biznesowi zobowiązani są działać w sposób uczciwy i przejrzysty.
Każde podejrzenie korupcji musi zostać niezwłocznie zgłoszone.
4. Przeciwdziałanie Praniu Pieniędzy i Finansowaniu Terroryzmu (AML / CTF)
Nie uczestniczymy w działaniach związanych z praniem pieniędzy ani finansowaniem terroryzmu oraz nie wspieramy takich działań.
Zobowiązujemy się do:
- przeprowadzania należytej staranności wobec klientów i partnerów,
- weryfikacji kontrahentów,
- monitorowania podejrzanych transakcji,
- prowadzenia dokumentacji transakcji.
Nie nawiązujemy współpracy z podmiotami zaangażowanymi w nielegalne działania finansowe.
5. Sankcje Międzynarodowe i Kontrola Eksportu
Przestrzegamy wszystkich obowiązujących sankcji międzynarodowych oraz ograniczeń handlowych wydanych przez:
- Unię Europejską (UE),
- Organizację Narodów Zjednoczonych (ONZ),
- Stany Zjednoczone (OFAC),
- Zjednoczone Królestwo (UK).
Bezwzględnie zabrania się:
- prowadzenia transakcji z podmiotami objętymi sankcjami,
- prowadzenia transakcji z krajami objętymi zakazami,
- omijania sankcji.
Wszyscy partnerzy i klienci mogą podlegać weryfikacji pod kątem sankcji.
6. Konflikt Interesów
Pracownicy i kadra zarządzająca muszą unikać sytuacji, w których interesy osobiste mogą pozostawać w konflikcie z interesami Spółki.
Przykłady obejmują:
- interes finansowy w firmie dostawcy lub klienta,
- relacje osobiste wpływające na decyzje biznesowe,
- dodatkowe zatrudnienie stwarzające ryzyko dla integralności Spółki.
Wszelkie konflikty interesów muszą zostać zgłoszone kierownictwu.
7. Prezenty i Gościnność
Prezenty biznesowe i gościnność mogą być oferowane wyłącznie wtedy, gdy:
- są rozsądne i proporcjonalne,
- mają uzasadniony cel biznesowy,
- nie wpływają na podejmowanie decyzji,
- są zgodne z obowiązującymi przepisami prawa.
Zabrania się:
- wręczania gotówki jako prezentu,
- nadmiernej rozrywki lub kosztownych wydarzeń,
- częstego wręczania prezentów tej samej osobie,
- wręczania prezentów w celu uzyskania nienależnej korzyści.
8. Informacje Poufne i Zachowania Rynkowe
Nie wykorzystujemy informacji poufnych lub niepublicznych do osiągania korzyści osobistych lub biznesowych.
Bezwzględnie zabrania się:
- wykorzystywania informacji poufnych (insider trading),
- manipulacji rynkiem,
- niewłaściwego wykorzystania informacji poufnych,
- ujawniania wrażliwych danych handlowych.
Wszyscy pracownicy zobowiązani są chronić poufne informacje biznesowe.
9. Komunikacja Biznesowa i Dokumentacja
Wszelka komunikacja biznesowa musi być:
- dokładna,
- prawdziwa,
- profesjonalna,
- dokumentowana, jeżeli jest to wymagane.
Prowadzimy kompletną i rzetelną dokumentację obejmującą:
- umowy,
- transakcje,
- faktury,
- dokumenty transportowe,
- sprawozdania finansowe.
Fałszowanie dokumentów jest surowo zabronione.
10. Zgłaszanie Nieprawidłowości i Nadużyć
Zachęcamy pracowników i partnerów do zgłaszania wszelkich podejrzeń dotyczących:
- działalności nielegalnej,
- korupcji,
- oszustw,
- naruszeń bezpieczeństwa,
- nieetycznego postępowania.
Zgłoszenia mogą być dokonywane w sposób poufny.
Zabrania się stosowania jakichkolwiek działań odwetowych wobec osób zgłaszających naruszenia w dobrej wierze.
11. Bezpieczeństwo i Higiena Pracy
Zapewniamy bezpieczne i zdrowe środowisko pracy.
Przestrzegamy:
- przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy,
- standardów bezpieczeństwa transportu,
- procedur bezpieczeństwa w miejscu pracy.
Regularnie oceniamy ryzyko oraz wdrażamy działania zapobiegawcze.
12. Odpowiedzialność Środowiskowa
Prowadzimy działalność w sposób odpowiedzialny środowiskowo i dążymy do ograniczenia naszego wpływu na środowisko.
Zobowiązujemy się do:
- właściwego gospodarowania odpadami,
- odpowiedzialnego obchodzenia się z paliwami i surowcami,
- zapobiegania zanieczyszczeniom,
- przestrzegania przepisów ochrony środowiska.
13. Standardy Pracy i Prawa Człowieka
Szanujemy międzynarodowo uznane prawa człowieka.
Zabrania się:
- pracy dzieci,
- pracy przymusowej,
- handlu ludźmi,
- dyskryminacji,
- molestowania.
Zapewniamy:
- uczciwe wynagrodzenie,
- bezpieczne warunki pracy,
- równe szanse zatrudnienia.
14. Ochrona Danych i Poufność
Chronimy dane osobowe i informacje biznesowe zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
Zapewniamy:
- bezpieczne przechowywanie danych,
- ograniczony dostęp do informacji wrażliwych,
- poufność danych klientów i partnerów.
Nieuprawnione ujawnienie informacji poufnych jest zabronione.
15. Należyta Staranność wobec Stron Trzecich
Przed rozpoczęciem współpracy przeprowadzamy odpowiednią weryfikację:
- klientów,
- dostawców,
- podwykonawców,
- partnerów biznesowych.
Obejmuje ona w szczególności:
- weryfikację rejestracji prawnej,
- ustalenie struktury własności,
- analizę historii zgodności z przepisami,
- weryfikację pod kątem sankcji,
- sprawdzanie statusu niewypłacalności oraz postępowań upadłościowych i restrukturyzacyjnych,
- weryfikację kontrahentów w rejestrach dłużników oraz bazach informacji gospodarczej, np. KRD, BIG, rejestry publiczne,
- ocenę ryzyka finansowego oraz zdolności kontrahenta do realizacji zobowiązań.
16. Odpowiedzialność za Zgodność
Kierownictwo Spółki odpowiada za:
- wdrożenie niniejszego Kodeksu,
- monitorowanie zgodności,
- organizację szkoleń,
- reagowanie na naruszenia.
Wszyscy pracownicy są zobowiązani do przestrzegania niniejszego Kodeksu.
17. Egzekwowanie Postanowień
Naruszenie niniejszego Kodeksu może skutkować:
- zastosowaniem środków dyscyplinarnych,
- rozwiązaniem umowy,
- zgłoszeniem sprawy do właściwych organów,
- podjęciem działań prawnych.
18. Potwierdzenie
Potwierdzamy nasze zobowiązanie do przestrzegania niniejszego Kodeksu Postępowania oraz prowadzenia działalności w sposób etyczny i zgodny z prawem.
19. Szkolenia i Świadomość
Spółka zapewnia, że pracownicy oraz odpowiedni partnerzy biznesowi znają niniejszy Kodeks Postępowania i rozumieją swoje obowiązki.
Zobowiązujemy się do:
- organizowania okresowych szkoleń z zakresu zgodności i etyki,
- zapewnienia zrozumienia zasad dotyczących korupcji, sankcji i bezpieczeństwa,
- promowania kultury uczciwości i odpowiedzialnego podejmowania decyzji.
Pracownicy są zobowiązani do uczestnictwa w wymaganych szkoleniach.
20. Monitorowanie, Audyty i Doskonalenie
Spółka regularnie monitoruje przestrzeganie niniejszego Kodeksu.
Możemy prowadzić:
- wewnętrzne kontrole zgodności,
- oceny dostawców i partnerów,
- analizy ryzyka,
- działania korygujące.
Zobowiązujemy się do ciągłego doskonalenia naszych systemów zgodności i praktyk biznesowych.
21. Przechowywanie Dokumentacji
Spółka przechowuje dokumentację zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
Dokumentacja może obejmować:
- umowy i dokumenty handlowe,
- dokumentację finansową i księgową,
- dokumenty transportowe i logistyczne,
- dokumentację produktową i jakościową,
- dokumentację compliance.
Dokumenty nie mogą być niszczone, zmieniane ani ukrywane z naruszeniem przepisów prawa.
22. Zgodność Dostawców i Partnerów
Spółka oczekuje od wszystkich dostawców, wykonawców i partnerów biznesowych przestrzegania zasad określonych w niniejszym Kodeksie.
Zastrzegamy sobie prawo do:
- żądania deklaracji zgodności,
- przeprowadzania weryfikacji due diligence,
- zawieszenia lub zakończenia współpracy w przypadku poważnych naruszeń,
- wymagania działań naprawczych od partnerów.
Partnerzy biznesowi mogą zostać zobowiązani do potwierdzenia zgodności z obowiązującymi przepisami prawa, standardami etycznymi oraz regulacjami dotyczącymi sankcji międzynarodowych.
23. Osoba Odpowiedzialna za Zgodność z Przepisami
Pytania dotyczące niniejszego Kodeksu Postępowania lub zgłoszenia dotyczące podejrzeń o naruszenia można kierować do:
Osoba odpowiedzialna za zgodność z przepisami
E-mail: zefirtrade.info@gmail.com
Telefon: +48 571 916 770
24. Zakończenie Kodeksu Postępowania
Niniejszy Kodeks Postępowania odzwierciedla nasze zaangażowanie w etyczne praktyki biznesowe, przestrzeganie prawa oraz odpowiedzialne postępowanie we wszystkich obszarach naszej działalności.
Rejestr zmian
| Wersja | Data | Opis zmiany |
| 1.0. | 15.12.2023 | Wydanie dokumentu |
| 1.1. | 05.06.2025 | Aktualizacja danych adresowych |