1. Zweck, Tätigkeitsbereich und Beschreibung der Tätigkeit
Unser Unternehmen ist im Großhandel und im Online-Verkauf tätig.
Die Hauptgeschäftsbereiche umfassen:
- Großhandel mit Biomasseprodukten, insbesondere mit Sonnenblumenschalenpellets und anderen festen Biobrennstoffen,
- Großhandel mit Futtermitteln und landwirtschaftlichen Produkten,
- Großhandel mit Düngemitteln und verwandten landwirtschaftlichen Produkten,
- Verkauf verschiedener Arten von Konsum- und Handelsgütern über einen Online-Shop,
- Zusammenarbeit mit in- und ausländischen Lieferanten, Händlern und Logistikpartnern.
Unser Unternehmen handelt in Übereinstimmung mit den geltenden nationalen und internationalen Rechtsvorschriften, die den Handel, den Transport, den Umweltschutz, die Lebensmittel- und Futtermittelsicherheit sowie die Produktkonformität mit regulatorischen Anforderungen regeln.
Aufgrund der Art unserer Geschäftstätigkeit erkennen wir die Bedeutung einer verantwortungsvollen Beschaffung von Rohstoffen, der Produktqualität und der Integrität der Lieferkette. Wir verpflichten uns sicherzustellen, dass alle von unserem Unternehmen gehandelten Produkte:
- stammen aus legalen Quellen und entsprechen den geltenden Vorschriften,
- erfüllen die Sicherheits- und Qualitätsanforderungen,
- sind ordnungsgemäß dokumentiert und rückverfolgbar (Traceability),
- erfüllen die Umwelt- und Nachhaltigkeitsanforderungen, sofern zutreffend.
Wir führen unsere Geschäfte mit einem starken Engagement für ethisches Verhalten, Transparenz und die Einhaltung internationaler Standards, insbesondere in Bezug auf:
- Handels- und Exportkontrolle,
- internationale Sanktionen,
- Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung,
- Produktsicherheit und regulatorische Konformität,
- Umweltverantwortung,
- faire Geschäftspraktiken.
Dieser Kodex gilt für:
- Mitarbeiter,
- Führungskräfte,
- Auftragnehmer,
- Subunternehmer,
- Geschäftspartner.
2. Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
Wir halten alle geltenden Gesetze und Vorschriften in den Ländern, in denen wir tätig sind, ein, insbesondere:
- Vorschriften zu Handel und Zoll,
- Vorschriften zu Transport und Logistik,
- Umweltschutzvorschriften,
- Arbeits- und Beschäftigungsvorschriften,
- Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten,
- Vorschriften zu internationalen Sanktionen und Exportkontrolle.
Wir arbeiten mit den zuständigen Aufsichtsbehörden zusammen und führen eine zuverlässige Dokumentation unserer Geschäftstätigkeit.
3. Bekämpfung von Korruption und Bestechung
Wir verfolgen eine Null-Toleranz-Politik gegenüber Korruption und Bestechung.
Es ist strengstens untersagt:
- Anbieten oder Annehmen von Bestechungsgeldern,
- sogenannte Schmiergelder,
- Korruptionsprovisionen,
- unangemessene Geschenke oder Vorteile,
- jegliche Formen von Korruption.
Alle Mitarbeiter und Geschäftspartner sind verpflichtet, ehrlich und transparent zu handeln.
Jeder Korruptionsverdacht muss unverzüglich gemeldet werden.
4. Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung (AML/CTF)
Wir beteiligen uns nicht an Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung und unterstützen solche Aktivitäten nicht.
Wir verpflichten uns zu:
- Durchführung von Sorgfaltspflichten gegenüber Kunden und Partnern,
- Überprüfung von Geschäftspartnern,
- Überwachung verdächtiger Transaktionen,
- der Führung von Transaktionsdokumentation.
Wir gehen keine Zusammenarbeit mit Unternehmen ein, die an illegalen Finanzaktivitäten beteiligt sind.
5. Internationale Sanktionen und Exportkontrolle
Wir halten alle geltenden internationalen Sanktionen und Handelsbeschränkungen ein, die erlassen wurden von:
- die Europäische Union (EU),
- die Organisation der Vereinten Nationen (UN),
- die Vereinigten Staaten (OFAC),
- das Vereinigte Königreich (UK).
Es ist strengstens untersagt:
- der Durchführung von Transaktionen mit sanktionierten Unternehmen,
- der Durchführung von Transaktionen mit verbotenen Ländern,
- der Umgehung von Sanktionen.
Alle Partner und Kunden können einer Sanktionsprüfung unterzogen werden.
6. Interessenkonflikte
Mitarbeiter und Führungskräfte müssen Situationen vermeiden, in denen persönliche Interessen mit den Interessen des Unternehmens in Konflikt geraten könnten.
Beispiele umfassen:
- finanzielles Interesse am Unternehmen des Lieferanten oder Kunden,
- persönliche Beziehungen, die Geschäftsentscheidungen beeinflussen,
- zusätzliche Beschäftigung, die ein Risiko für die Integrität des Unternehmens darstellt.
Jegliche Interessenkonflikte müssen der Geschäftsleitung gemeldet werden.
7. Geschenke und Gastfreundschaft
Geschäftsgeschenke und Gastfreundschaft dürfen nur angeboten werden, wenn:
- sind angemessen und verhältnismäßig,
- haben einen berechtigten Geschäftszweck,
- beeinflussen keine Entscheidungsfindung,
- sind mit den geltenden gesetzlichen Vorschriften vereinbar.
Verboten ist:
- Bargeld als Geschenk zu überreichen,
- übermäßiger Unterhaltung oder kostspieliger Veranstaltungen,
- häufigen Schenkens an dieselbe Person,
- Schenkens zur Erlangung eines unberechtigten Vorteils.
8. Vertrauliche Informationen und Marktverhalten
Wir nutzen vertrauliche oder nicht öffentliche Informationen nicht, um persönliche oder geschäftliche Vorteile zu erlangen.
Es ist strengstens untersagt:
- Nutzung von Insiderinformationen (Insiderhandel),
- Marktmanipulation,
- unangemessener Nutzung von Insiderinformationen,
- Offenlegung sensibler Handelsdaten.
Alle Mitarbeiter sind verpflichtet, vertrauliche Geschäftsinformationen zu schützen.
9. Geschäftskommunikation und Dokumentation
Jegliche Geschäftskommunikation muss:
- genau,
- echte,
- professionelle,
- dokumentierte, falls erforderlich.
Wir führen eine vollständige und zuverlässige Dokumentation, die Folgendes umfasst:
- Verträge,
- Transaktionen,
- Rechnungen,
- Transportdokumente,
- Finanzberichte.
Die Fälschung von Dokumenten ist strengstens untersagt.
10. Meldung von Unregelmäßigkeiten und Missbrauch
Wir ermutigen Mitarbeiter und Partner, jegliche Verdachtsfälle zu melden bezüglich:
- illegaler Aktivitäten,
- Korruption,
- Betrug,
- Sicherheitsverstöße,
- unethischen Verhaltens.
Meldungen können vertraulich erfolgen.
Es ist untersagt, Vergeltungsmaßnahmen gegen Personen zu ergreifen, die Verstöße in gutem Glauben melden.
11. Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz
Wir gewährleisten eine sichere und gesunde Arbeitsumgebung.
Wir halten uns an:
- Arbeitsschutz- und Unfallverhütungsvorschriften,
- Sicherheitsstandards im Transportwesen,
- Sicherheitsverfahren am Arbeitsplatz.
Wir bewerten regelmäßig Risiken und ergreifen vorbeugende Maßnahmen.
12. Umweltverantwortung
Wir handeln umweltbewusst und streben danach, unsere Umweltauswirkungen zu reduzieren.
Wir verpflichten uns zu:
- einer ordnungsgemäßen Abfallwirtschaft,
- eines verantwortungsvollen Umgangs mit Brennstoffen und Rohstoffen,
- der Vermeidung von Umweltverschmutzung,
- der Einhaltung von Umweltschutzvorschriften.
13. Arbeitsstandards und Menschenrechte
Wir respektieren international anerkannte Menschenrechte.
Verboten ist:
- Kinderarbeit,
- Zwangsarbeit,
- Menschenhandel,
- Diskriminierung,
- molestowania.
Wir gewährleisten:
- faire Vergütung,
- sichere Arbeitsbedingungen,
- gleiche Beschäftigungschancen.
14. Datenschutz und Vertraulichkeit
Wir schützen personenbezogene Daten und Geschäftsinformationen gemäß den geltenden gesetzlichen Bestimmungen.
Wir gewährleisten:
- sichere Datenspeicherung,
- eingeschränkter Zugang zu sensiblen Informationen,
- Vertraulichkeit der Daten von Kunden und Partnern.
Die unbefugte Offenlegung vertraulicher Informationen ist untersagt.
15. Sorgfaltspflicht gegenüber Dritten
Vor Beginn der Zusammenarbeit führen wir eine angemessene Überprüfung durch:
- Kunden,
- Lieferanten,
- Subunternehmer,
- Geschäftspartner.
Sie umfasst insbesondere:
- Überprüfung der rechtlichen Registrierung,
- Feststellung der Eigentümerstruktur,
- Analyse der Compliance-Historie,
- Sanktionsprüfung,
- Prüfung des Insolvenzstatus sowie von Insolvenz- und Restrukturierungsverfahren,
- Überprüfung von Geschäftspartnern in Schuldnerregistern und Wirtschaftsinformationsdatenbanken, z. B. KRD, BIG, öffentliche Register,
- Bewertung des finanziellen Risikos und der Fähigkeit des Geschäftspartners zur Erfüllung von Verpflichtungen.
16. Verantwortung für die Einhaltung
Die Unternehmensleitung ist verantwortlich für:
- Umsetzung dieses Kodex,
- Überwachung der Einhaltung,
- Organisation von Schulungen,
- Reaktion auf Verstöße.
Alle Mitarbeiter sind verpflichtet, diesen Kodex einzuhalten.
17. Durchsetzung der Bestimmungen
Ein Verstoß gegen diesen Kodex kann folgende Konsequenzen haben:
- Anwendung von Disziplinarmaßnahmen,
- Auflösung des Vertrags,
- Meldung des Falls an die zuständigen Behörden,
- Ergreifung rechtlicher Schritte.
18. Bestätigung
Wir bestätigen unser Engagement für die Einhaltung dieses Verhaltenskodex und für eine ethische und rechtskonforme Geschäftstätigkeit.
19. Schulungen und Sensibilisierung
Das Unternehmen stellt sicher, dass die Mitarbeiter und die entsprechenden Geschäftspartner diesen Verhaltenskodex kennen und ihre Pflichten verstehen.
Wir verpflichten uns zu:
- Durchführung regelmäßiger Schulungen zu Compliance und Ethik,
- Sicherstellung des Verständnisses der Grundsätze zu Korruption, Sanktionen und Sicherheit,
- Förderung einer Kultur der Integrität und verantwortungsvollen Entscheidungsfindung.
Die Mitarbeiter sind verpflichtet, an den erforderlichen Schulungen teilzunehmen.
20. Überwachung, Audits und Verbesserung
Das Unternehmen überwacht regelmäßig die Einhaltung dieses Kodex.
Wir können führen:
- interne Compliance-Kontrollen,
- Bewertung von Lieferanten und Partnern,
- Risikoanalysen,
- Korrekturmaßnahmen.
Wir verpflichten uns zur kontinuierlichen Verbesserung unserer Compliance-Systeme und Geschäftspraktiken.
21. Aufbewahrung der Dokumentation
Das Unternehmen bewahrt Unterlagen gemäß den geltenden gesetzlichen Vorschriften auf.
Die Dokumentation kann Folgendes umfassen:
- Verträge und Handelsdokumente,
- Finanz- und Buchhaltungsunterlagen,
- Transport- und Logistikdokumente,
- Produkt- und Qualitätsdokumentation,
- Compliance-Dokumentation.
Dokumente dürfen nicht unter Verstoß gegen gesetzliche Vorschriften vernichtet, geändert oder versteckt werden.
22. Einhaltung der Vorschriften durch Lieferanten und Partner
Das Unternehmen erwartet von allen Lieferanten, Auftragnehmern und Geschäftspartnern die Einhaltung der in diesem Kodex festgelegten Grundsätze.
Wir behalten uns das Recht vor:
- Anfragen zu Konformitätserklärungen,
- Durchführung von Due-Diligence-Prüfungen,
- Aussetzung oder Beendigung der Zusammenarbeit bei schwerwiegenden Verstößen,
- Anforderung von Korrekturmaßnahmen von Partnern.
Geschäftspartner können verpflichtet werden, die Einhaltung der geltenden gesetzlichen Vorschriften, ethischen Standards und internationalen Sanktionsregelungen zu bestätigen.
23. Verantwortliche Person für die Einhaltung der Vorschriften
Fragen zu diesem Verhaltenskodex oder Meldungen über mutmaßliche Verstöße können gerichtet werden an:
Verantwortliche Person für die Einhaltung der Vorschriften
E-Mail: zefirtrade.info@gmail.com
Telefon: +48 571 916 770
24. Abschluss des Verhaltenskodex
Dieser Verhaltenskodex spiegelt unser Engagement für ethische Geschäftspraktiken, die Einhaltung des Gesetzes und verantwortungsvolles Handeln in allen Bereichen unserer Tätigkeit wider.
Änderungsprotokoll
| Version | Datum | Beschreibung der Änderung |
| 1.0. | 15.12.2023 | Ausstellung des Dokuments |
| 1.1. | 05.06.2025 | Aktualisierung der Adressdaten |